Сопромат для бухгалтера. 3 Часть

Теперь от теоретических вопросов построения автоматизированных учетных систем перейдем к практическим следствиям, вытекающим из этой теории.

Первое
Что такое объекты аналитического учета? Что представляют аналитические счета в большинстве случаев? Что, собственно, нужно связывать?

Объекты аналитического учета - это реальные объекты материального мира, участвующие в каждой конкретной хозяйственной операции. Их можно потрогать, пощупать, взвесить, словом - проинвентаризировать. В этом их главное отличие от объектов синтетического учета, которые выступают как абстрактные понятия.

Набор однородных объектов аналитического учета образует аналитический счет, на котором осуществляется группировка данных хозяйственных операций.

Что означает понятие "группировка" в аналитическом учете? Это привязка к конкретному объекту аналитического учета всех хозяйственных операций по определенному синтетическому счету, где по дебету или кредиту данного счета встречается ссылка на данный объект аналитического учета. Программно такая операция называется выборкой из журнала хозяйственных операций всех проводок по данному синтетическому счету и объекту аналитического учёта (Выборка. Счет & Объект, рис. 14).

Поэтому при организации связи синтетического и аналитического учета для любой хозяйственной операции всегда должны указываться два базовых элемента: балансовый счет и объект аналитического учета.

Хозяйственная операция - это проводка, выглядящая следующим образом: Дебет Счет (объект аналитического учета) Кредит Счет (объект аналитического учета) Сумма.

Какой можно сделать отсюда вывод? Аналитические счета - это некие различные информационные разрезы, справочники, входящие в учетную систему: например "Клиенты", "Товары", "Материалы", "Готовая продукция", "Сотрудники", "Основные средства" и т.д., которые прикрепляются к конкретному синтетическому счету.

Небольшое замечание по справочникам. В силу неопределенности количества объектов в справочниках аналитического учета необходимо для каждого такого справочника программно предусмотреть вывод количества объектов аналитического учета, заведенных в систему. Нужно знать, сколько и каких объектов есть в учетной системе (100, 200, 300, 1000 или больше).

Недавно пришлось для одного малого предприятия сделать анализ функционирования некоей программы. Фирма выпускает небольшой ассортимент продукции. Оказалось, что за три года эксплуатации данной программы предприятие накопило справочник применяемых материалов размером в 18 тыс. номенклатурных позиций. Это было связано с ошибкой в постанокве задачи материального учета, где каждый приход материала записывался в базу данных документов и одновременно в справочники аналитического учета как отдельный (новый) аналитический объект (с новым номенклатурным номером). В результате оказалось, что на предприятии применяется: "краски красной" одного и того же артикула и сорта - 36 позиций, "бумаги оберточной" одного и того же артикула и сорта - 33 позиции. И т.д.

Иначе говоря, один и тот же аналитический объект "краска красная" одного и того же артикула и сорта был записан в справочнике материалов под 36 разными кодами номенклатурных номеров. Это яркий пример, когда справочник аналитического учета оказался построенным без использования принципа группировки данных аналитического учета. К сожаления, незнание теории бухгалтерского учета и отсутствие простой логики порождает вот такие странные программные ошибки.

Второе
Сколько аналитических счетов может быть у одного синтетического счета?
Каждый синтетический счет (субсчет) может содержать несколько параллельных систем аналитических счетов, разносторонне отражающих и группирующих данные о хозяйственных операциях, обобщаемых на синтетическом счете. На рис. 15 представлено построение множественных (линейных) систем аналитического учета.

Примером организации параллельного аналитического учета может служить счет №62 "Расчеты с покупателями", где у него может быть несколько независимых систем аналитических счетов (рис. 16).

Как было показано ранее, каждая хозяйственная операция (факт) характеризуется набором признаков (перечнем объектов, участвующих в данной операции). Любой из этих признаков может стать основой для группировки данных о хозяйственных операциях в самостоятельной системе аналитического учета. Таких систе в составе одного синтетического счета может быть несколько в зависимости от потребностей управления и контроля и от возможностей, заложенных в программу.

Основу таких систем аналитического учета составляют "Справочники". Для справочника дается описание структуры и набора реквизитов. Количество записей в справочнике на момент внедрения не определено и пополняется в процессе работы.

Справочники, образующие такие системы аналитического учета, могут иметь плоскую линейную структуру или более сложную многоуровневую иерархическую. Но независимо от этого общая структура аналитического учета на данном синтетическом счете остается параллельной.

Возникает закономерный вопрос, а может ли система аналитического учета иметь другую, непараллельную структуру, например иерархическую?

Ответ будет "да", но это настолько специфический случай, что мы его рассмотрим позднее, после того как определимся с понятием свойства объекта аналитического учета.

Третье
Как связываются в программах синтетический и аналитический виды учета?
Прикрепление (установление взаимосвязи) синтетических счетов к аналитическим можно осуществлять двумя способами. На рис. 17 показано прикрепление к одному синтетическому счету нескольких аналитических счетов.

Это должен быть отдельный "Справочник соответствия..." или его можно сделать аналогично субконто в "1С". Можно сделать, например, как в "Инфо-Бухгалтере", обратным прикреплением, что весьма интересно.

На рис. 18 представлено прикрепление к одному аналитическому счету нескольких синтетических счетов.

Сложность в последнем случае заключается в необходимости указания уровня счета синтетического учета, на который прикрепляется аналитический счет.

Привязку можно сделать любым из предложенных способов (ввод, добавление, изменение, удаление), а второй метод построения сделать вспомогательным, т.е. выдавать информацию по нему только как выходной отчет.

Четвертое
Что представляет собой отдельный объект аналитического учета? Каковы его строение и поведение в автоматизированных учетных системах?
Ранее мы говорили об аналитическом учете как об общей совокупности объектов, привязанных к синтетическим счетам. Теперь рассмотрим внимательно, что, собственно, представляет собой объект аналитического учета в действительности и каковы основные черты его поведения и свойства по отношению к синтетическому счету.

Первое, что мы должны отметить: это всегда реальный объект, а не абстрактный. Он имеет определенный набор признаков, причем конкретный набор у каждого вида объектов может быть свой. Общим признаком, которым обладают все без исключения объекты, является наименование (идентификатор объекта). Этот признак - ключевой для организации систем обработки учетной информации.

Но есть ещё один важный признак объекта аналитического учета, который тоже очень важен для построения систем обработки учетной информации, но, к сожалению, сразу так явно не просматривается. Речь идет о "симметричности поведения" объекта.

Что подразумевается под этим?

Как известно, каждый синтетический счет обладает "двумя половинками": дебетом и кредитом. И любая хозяйственная операция (проводка) захватывает дебит и кредит счета.

А как ведет себя в этом случае объект аналитического учета по отношению к дебету или кредиту счета?

Рассмотрим это на примере счета №60 "Расчеты с поставщиками" (табл. 3 - оборотно-сальдовая ведомость по счетам аналитического учета).

Каждый объект аналитического учета, в данном случае "Поставщик №...", проходит по дебетовым и кредитовым оборотам счета. Каждый аналитический объект также имеет начальное и конечное сальдо по счету. Итоги дебетовых и кредитовых остатков образуют итоговое "развернутое сальдо" в целом по счету №60.

Если объектом аналитического учета является реальный объект, то он вседа симметричен по отношению к дебету и крудиту синтетического счета, к которому привязан аналитический счет.

Такими симметричными объектами являются физические объекты (материалы, готовая продукция, основные средства и т.д.), нематериальные активы, субъекты правоотношений (физические и юридические лица) и даже некоторые документы, например: счета и счета-фактуры (счет выставлен, счет оплачен). Другие документы (кассовые приходные и расходные ордера, накладные, требования и т.д.) по своему назначению и природе предназначены для проводок или только по дебету, или только по кредиту счета.

Назовём все указанные объекты аналитического учета термином "объекты-вещественные". Определим свойства таких объектов:

• они симметричны;
  
• создают параллельные систеемы аналитического учета для связанного с ними синтетического счета;
  
• способ группировки объектов - "справочники";
  
• количество объектов не определено;
  
• имеют развернутое сальдо;
  

Самым важным следствием из этих свойств являются формы отображения этих объектов в системе обработки учетной информации. Для отдельного объекта это карточка учета, которая должна иметь примерно следующий набор реквизитов.

1. Шапка:
   • наименование объекта;
   • код;
   • другие характеристики объекта;
2. Табличная часть:
   • дата операции;
   • документ;
   • содержание операции;
   • дебет (количество и/или сумма);
   • кредит (количество и/или сумма);
   • остаток (количество и/или сумма);

Для вывода информации о состоянии всей совокупности объектов аналитического учета можно использовать в качестве основного документа "Оборотную ведомость по счетам аналитического учета" (табл. 3).

Гораздо бОльшую опасность для организации аналитического учета представляют различные абстрактные объекты и понятия. Например: "статьи затрат", "виды начилений и выплат", "виды движения денежных средств" и т.д.

Приведем пример справочника "Движение денежных средств" из программы "1С", используемого в качестве "субконто" для синтетических счетов 50, 51, 52, 55.

Распределим их по дебету и кредиту счетов (табл. 4).

Из десяти позиций справочника три относятся к оборотам по дебету, остальные семь - к оборотам по кредиту. Эти "абстрактные понятия" являются "несимметричными объектами" и поэтому должны образовывать специальную группу объектов аналитического учета, которую можно условно назвать "объекты-признаки".

Их свойства:

• они несимметричны;
  
• сальдо не образуют;
  
• имеют оборот по дебету или кредиту счета;
  
• создают иерархические одноуровневые оборотные системы аналитического учета для связанного с ними синтетического счета;
  
• способы группировки объектов - классификаторы (перечни);
  
• количество объектов определено заранее;
  

Представим структуру справочника "Движение денежных средств" в иерархическом виде (рис. 19):

Из всего вышеперечисленного следует, что такие "псевдосправочники" нужно обязательно переквалифицировать в "перечни-классификаторы" иерархической структуры с обязательным указанием вида уровня вхождения оборота "Дебет" или "Кредит".

Формат такого "перечня-классификатора" можно представить так, как показано в табл. 5.

В системах обработки учетной информации для таких объектов должны быть сделаны и специальные выходные ведомости.

Для какого-то отдельного объекта это будет, например, "карта операций", которая может иметь следующий набор реквизитов.

1. Шапка:
   • наименование объекта;
   • код;
   • другие характеристики объекта;
   • признак объекта - дебет или кредит;
2. Табличная часть:
   • дата операции;
   • документ;
   • содержание операции;
   • сумма;

Для вывода информации о состоянии всей совокупности объектов-признаков используется основной документ "Аналитическая оборотная ведомость по дебету (или кредиту) счета" (табл. 6).

Для счета №26 "Общехозяйственные расходы" по аналитическому учету "Статьи затрат" можно печатать ведомость только по дебетовому обороту.

Подключение таких "объектов признаков" к синтетическому счету требует дополнительной специальной процедуры.

Для каждого синтетического счета должно указываться не только подключаемое "субконто", справочник или перечень, но также информация о том, к какой части счета (дебету или кредиту) подключается данный перечень.

Возможно построение смешанных систем аналитических счетов для некоторых счетов синтетического учета, например для счета №20 (рис. 20).

Если говорить о внутренней структуре отдельного объекта аналитического учета, то она характеризуется наличием как минимум трех составляющих (рис. 21).

1. Объектная, вещественная составляющая аналитического учета, которая, кроме стоимостного, имеет четко выраженное количественное выражение.
   
2. ВременнАя составляющая, связанная с датой совершения хозяйственной операции.
   
3. Документальная составляющая, связанная с порядком и последовательностью прохождения, т.е. документальным оформлением конкретной хозяйственной операции в общем потоке других, связанных с ней хозяйственных операций.
   

Объектную составляющую мы в данной статье уже рассмотрели, остаются ещё две. ВременнОй аспект важен для анализа состояния сальдового аналитического учета. Документальная составляющая затрагивает проблемы правильного построения учетных регистров аналитического учета. Отдельно стоит проблема организации количественного учета как дополнительного уровня аналитического учета, связанного с понятием группировки объектов.

Итоги
Рассмотрев различие между синтетическим и аналитическим учетом, можно сказать следующее.

1. В автоматизированных системах обработки учетной информации должны четко разделяться понятия синтетического и аналитического учета. Граница между ними пролегает по справочникам "План счетов" и "Типовая корреспонденция", которая ограничивает синтетический учет снизу.


2. Система синтетического учета, которую можно назвать "сжатым учетом", представлена через абстрактные понятия "счета", которые задаются заранее. Количество счетов в системе ограничено, сама система является замкнутой и нелинейной, так как результат работы системы, количество выдаваемой ею строк внешней отчетности (баланс, отчет о прибыли и т.д.) от объема переработанной информации не зависят. Строки отчетных форм остаются неизменными, а меняются только суммы стоящие в них.


3. Система аналитического учета, которую можно назвать "развернутым учетом", представлена через понятие "объекты", которые группируются в справочники. Количество объектов аналитического учета не ограничено. В зависимости от объема переработанной информации количество объектов аналитического учета в системе постепенно увеличивается.


4. Связь между системами синтетического и аналитического учета осуществляется через специальную процедуру подключения справочников. Объекты аналитического учета через "перечни", имеющие абстрактную природу (типа "Статьи затрат"), подключаются к дебету или кредиту соответствующего синтетического счета.


5. Каждая из подсистем аналитического учета "Объекты вещественные" и "Объекты-признаки" должна иметь свои отличительные формы вывода информации о состоянии этих аналитических объектов (сводные и пообъектные ведомости).

Конец.