Конечно, можно искусственным приёмом свести "счёт" к понятию "субсчёт", но тогда, сказав "А", надо говорить и "Б". Один искусственный приём тянет за собой другой. Если этого не учитывать, то хорошей, полноценной программы не получится.
Кстати, вхождение счетов со знаком "минус" в строку баланса - не такое уж редкое явление. Например, бывший счёт 81 "Использование прибыли" представляет собой аналогичный случай. Есть также и другие счета, в том числе счета расчётов, по которым необходимо иногда менять знак с "плюса" на "минус" при их разноске по строкам баланса.
Весь этот процесс перехода от плана счетов к строкам баланса (точнее, переход от оборотно-сальдового баланса (ведомости) к бухгалтерскому балансу по форме № 1) был проработан и подробно описан и даже реализован автором в одной из бухгалтерских программ.
Далее обратимся к аналитическому учёту. Рассмотрим взаимосвязь понятий "счёт", "субсчёт", "аналитический счёт".
На первый взгляд кажется, что здесь всё ясно и понятно, имеет место чёткая иерархия. Покажем это на примере счёта 10 "Материалы" (рис. 4).
Сейчас это трёхуровневая система. Чётко прослеживаются уровни: счета, субсчета, аналитические счета.
Попробуем добавить ещё один уровень. Но что мы тогда получим, какую систему - вариант № 1 или вариант № 2 (табл. 1)?
Автору, например, больше нравится вариант № 1, а кому-то ближе будет вариант № 2. Нет ясных критериев отделения понятия "счёт" от "субсчёта", "субсчёт" от "аналитического счёта", нет системы их чёткого разграничения.
Видные авторы в области учёта неоднократно возражали против использования субсчетов. Например, В. Ф. Палий в своей монографии "Бухгалтерский учёт в системе экономической информации" сказал об этом так: "Система субсчетов усложняет номенклатуру счетов бухгалтерского учёта, затрудняет однозначный выбор корреспонденции счетов, что в свою очередь осложняет автоматизацию учёта. Целесообразно строить номенклатуру счетов синтетического учёта без субсчетов, что намного упростит его структуру".
Вот ещё одно высказывание Палия по этому поводу: "Распространённое, мало обоснованное и слабо контролируемое размножение субсчетов ведёт к утрате однозначной идентификации многих счетов первого порядка. Уже не ясно, что является предметом учёта на данном синтетическом счёте. Благодаря многочисленным "субсчетам" он превратился в группу из нескольких счетов".
В действительности деление счетов на "синтетические счета" и "субсчета" носит чисто условный характер. Фактически весь учёт в ручной, а особенно в автоматизированной форме ведётся по большому количеству счетов в разрезе субсчетов (20, 26, 60, 62, 68 и т. д.). Всё определяется типовой корреспонденцией счетов, принятой на данном предприятии. Если бухгалтерская проводка, например, делается по субсчёту 60.1 (Дебет субсчёта 60.1 Кредит счёта 51), то по синтетическому счёту 60 проводка уже не делается. Тогда чем субсчёт 60.1 в данной проводке отличается от счёта 51? Формально - ничем.
Обратимся к книге В. Ф. Палия и Я. В. Соколова "Теория бухгалтерского учёта". "В этой иерархической структуре субсчета занимают промежуточное положение. В субсчетах обобщается информация об укрупнённых объектах учёта, отражаемая в едином денежном измерителе. По своей характеристике они приближаются к синтетическим счетам, так как включают в себя совокупность аналитических счетов, но не имеют самостоятельной корреспонденции с другими счетами, она отражается через соответствующий синтетический счёт. Это позволяет сократить номенклатуру синтетических счетов и упростить корреспонденцию между ними. Применяя самостоятельную корреспонденцию для отдельных субсчетов, мы тем самым автоматически выводим их в разряд синтетических счетов".
Думаю, что в автоматизированной форме бухгалтерского учёта нет отдельных понятий "счёт" и "субсчёт". Они сливаются. Там действуют совсем другие, более чёткие и формализированные критерии. В автоматизированных учётных системах реализованы система "действующих", или, если хотите, "действительных" счетов бухгалтерского учёта, представленных как счетами, так и субсчетами, и система их взаимосвязи на уровне "типовой корреспонденции".
Преобразуем рис. 1, из первой части статьи, к несколько другому виду (рис. 5).
Здесь каждый кружочек - это "действующий" счёт автоматизированной учётной системы, а пишется он в ней как счёт или как субсчёт - неважно. Важно, есть у него связи (корреспонденция) или нет.
Все действующие "счета" и "субсчета" в действительности находятся на одном уровне иерархии и опираются на типовую корреспонденцию счетов.
Единственное различие между ними - степень удобства работы или отображения. Введение субсчетов - это облегчение повседневной работы рядового бухгалтера, повышение достоверности учёта, улучшение возможностей организации контроля и анализа. Организация учёта по счетам - это улучшение отображения информации, необходимое для главного бухгалтера и руководства предприятия.
Вот почему в большинстве бухгалтерских программ существует (явно или неявно) специальная функция перехода от отображения учётных данных по субсчетам к счетам, т. е. на уровень выше. Здесь информация группируется только по остаткам и оборотам счетов бухгалтерского учёта - без уровня субсчетов.
Допустим, исходные данные по субсчетам 60.1 = = 100 и 60.2 = 200. Исходя из этого, получаем сальдо по счёту 60 = 300.
Однако это только разные способы отображения полученных учётных данных, а суть учёта остаётся неизменной. Счёт это или субсчёт - мы имеем дело с наименьшей, самой низовой группировкой фактов хозяйственной деятельности. Поэтому первый вывод для автоматизированной формы учёта такой: субсчёт равен счёту при условии существования по нему типовой корреспонденции - проводки Дебет (счёт, субсчёт) Кредит (счёт, субсчёт).
Итак, с первой половиной вопроса, а именно с тем, что такое "счёт" и "субсчёт", мы в основном закончили. Переходим ко второй, более сложной.
Что такое "аналитические счета" в системе обработки учётной информации?
Может ли аналитический учёт также вестись по идеологии субсчетов или в основу построения системы аналитического учёта для машиноориентированных форм учёта должны лежать другие принципы? Попытаемся на это ответить.
Вот что говорит по этому поводу С. И. Волков в своей книге "Учётная информация и система её обработки на ЭВМ": "До настоящего времени теория аналитического учёта не получила своего должного развития на практике. Действительно, ведение аналитического учёта по закону двойственности чрезвычайно трудоёмко. Так, для предприятий с пятизначной номенклатурой материальных ценностей должно быть открыто несколько десятков тысяч аналитических счетов к синтетическому счёту "Сырьё и материалы" и столько же счетов к синтетическому счёту "Основное производство"".
К сожалению, прикладной теории автоматизации бухгалтерского учёта нет, а в общей теории бухгалтерского учёта на этот вопрос есть ответ только для ручной формы учёта.
Вспомним определение субсчёта, приведённое в начале первой части статьи. Субсчёт - это промежуточное звено между синтетическими и аналитическими счетами...
Взаимосвязь основных учётных понятий представлена на рис. 6.
Субсчёт в ручной системе учёта выступает как соединительное звено между собственно счётом и аналитическим уровнем. Кстати, этих соединительных звеньев-уровней может быть несколько, а вовсе не одно.
Нам важно сейчас то, что синтетический учёт и аналитический учёт должны быть каким-то образом связаны в системе учёта.
А что такое, собственно, бухгалтерский учёт, если рассматривать его с этих позиций? Как он выглядит, как он эволюционировал? Варианты представления внутренней структуры бухгалтерского учёта изображены на рис. 7.
Возможны три варианта построения бухгалтерского учёта как учётной системы:
- единый, целый и неделимый (простая форма учёта);
- общий, трёхуровневый (счета, субсчета, аналитические счета);
- раздельный, двухуровневый (синтетический, аналитический учёт).
Фактически все эти формы существовали в бухгалтерском учёте, но в разное время. Простая форма - в средневековье, где учёт был един и не требовалось разделения учёта на синтетический и аналитический.
Появление автоматизированной формы учёта разделило учёт на отдельные блоки - синтетический и аналитический учёт - и фактически сделало излишним понятие субсчёта.
А что же есть в действительности? И если учёт разделён на синтетический и аналитический, то как направлены его связи между ними - "снизу вверх" или, наоборот, "сверху вниз"?
Вновь обратимся к труду Палия и Соколова: "Первичной единицей наблюдения в бухгалтерском учёте выступает хозяйственная операция (факт). Данные, характеризующие хозяйственную операцию, являются предметом отражения в синтетических и аналитических счетах". Иными словами, каждая хозяйственная операция должна отражаться на двух видах счетов - синтетическом и аналитическом.
А как они взаимодействуют между собой в единой информационной системе бухгалтерского учёта и в какой последовательности?
Читаем далее. "Теоретически каждая хозяйственная операция вызывает корреспонденцию определённых аналитических счетов, а совокупность всех таких связей и счетов может составить информационную систему, отражающую динамику движения всех объектов бухгалтерского учёта. Но такая аналитическая информационная система оказывается чрезвычайно громоздкой, недостаточно обозримой. Необходимость в обобщающих показателях об объектах бухгалтерского учёта заставляет агрегировать информацию аналитических счетов в соответствующие синтетические счета. Эти последние можно определить и как способ агрегирования данных аналитического учёта".
Получается, что сначала идёт аналитический учёт, а только затем синтетический.
Представим это графически (рис. 8).
Недостаток такого подхода состоит в том, что система аналитического учёта становится громоздкой, так как должна включать в себя фактически две системы синтетического и аналитического учёта, иерархически между собой связанные (для обеспечения процесса агрегирования), а также полный справочник "Типовой корреспонденции" по всей номенклатуре аналитических счетов.
Для того чтобы построить такую рабочую систему агрегирования показателей "снизу вверх", надо сначала создать её модель ("сверху вниз") в виде многоуровневого иерархического справочника взаимосвязи счетов синтетического и аналитического учёта, т. е. рабочего "Плана счетов" учётной системы, плюс ещё справочник "Типовая корреспонденция" (рис. 9).
Такой метод построения учётной системы получил название "от частного к общему" - отражение данных в аналитических счетах с последующим обобщением на соответствующем синтетическом счёте. Такой подход характерен для некоторых систем, например, используется в "Инфо-Бухгалтере".
Но существует и другой способ построения - "от общего к частному", когда производится обобщение данных в синтетическом счёте и их последующая детализация в аналитических счетах (рис. 10).
В теоретическом плане оба способа имеют право на существование, но структура организации информации бухгалтерского учёта заставляет предпочесть второй вариант (построение "сверху вниз"), хотя в условиях применения ЭВМ оба процесса могут идти параллельно и практически одновременно.
В случае построения "сверху вниз" каждый синтетический счёт вместе с принадлежащими ему аналитическими счетами образует самостоятельную информационную систему, в которой синтетический счёт выполняет роль "экрана", принимающего на себя всю корреспонденцию "своих" аналитических счетов. Это позволяет упорядочить и до минимума сократить корреспонденцию счетов в горизонтальном разрезе, потому что синтетические счета связаны между собой этой конкретной корреспонденцией. В ней отражается и корреспонденция соответствующих аналитических счетов. Надобность в самостоятельном отражении корреспонденции между аналитическими счетами отпадает. Синтетических счетов сравнительно немного (или много меньше аналитических), что существенно упрощает модели, делает их легко обозримыми (рис. 11).
Рассмотрим алгоритм работы данной модели. По хозяйственной операции определяется проводка через справочник "Типовой корреспонденции" по уровням синтетических счетов, а затем через первичные документы или другие возможности вводятся объекты аналитического учёта в привязке к этим счетам.
Если синтетический учёт отделён от аналитического, то каким образом происходит процесс детализации на счетах аналитического учёта? Как строится взаимосвязь синтетического и аналитического учёта в автоматизированных системах обработки?
Попробуем разобраться, чем принципиально отличается здесь построение "аналитического" учёта от "синтетического", в чём разница между ними и как они взаимодействуют.
Снова обратимся к теории.
"Более общий показатель "синтетический счёт" подразделяется на конкретные частные показатели - аналитические счета, в которых группируются данные о хозяйственных операциях, отражённые на синтетическом счёте. Если синтетические счета образуются в результате предварительной классификации общей совокупности объектов, подлежащих учёту, то аналитические счета чаще возникают как следствие конкретных хозяйственных операций и не могут быть предусмотрены предварительно, до начала конкретных операций. Например, синтетический счёт "Расчёты с поставщиками" задаётся предварительно, а аналитические счета конкретных поставщиков возникают в результате группировки данных о проведённых хозяйственных операциях по материально-техническому снабжению. Однако на счёте "Общецеховые расходы" аналитические счета выделяются заранее: отдельные цехи и статьи сметы денежных расходов".
Последнее предложение об аналитических счетах, которые выделяются заранее, например для счёта "Общецеховые расходы", мы рассмотрим позднее.
Главная разница между синтетическим и аналитическим учётом заключается в способе их образования. Другие отличия также представлены в табл. 2.
Наиболее важным следствием данных различий является заранее не известное будущее количество объектов аналитического учёта, которые окажутся привязанными к определённому синтетическому счёту (т. е. полная неопределённость). Поэтому для каждого синтетического счёта требуется предусмотреть такую неопределённость в схеме соответствия ему аналитических счётов (рис. 12).
Синтетический счёт - это единичный объект учёта, аналитический счёт - многомерный. Поэтому аналитический учёт по сути есть своего рода колодец, продолжение и развитие в глубину вертикальных связей синтетических счетов. Зачерпывая из колодца ведром, мы таким образом вытаскиваем на свет конкретный объект аналитического учёта. Прямых горизонтальных связей у объектов аналитического учёта нет, так как колодцы не водопровод и между собой не связаны.
Наличие в системе бухгалтерского учёта двух видов счетов - синтетических и аналитических - с разными способами фиксации фактов хозяйственной деятельности (двойственностью учёта) есть как бы следствие более общего закона философии о единстве и борьбе противоположностей, существующего для всех процессов и явлений материального мира.
Поэтому графически связи синтетического учёта (вертикальные) и аналитического учёта (горизонтальные) можно представить так, как на рис. 13.
Множественность реальных объектов аналитического учёта мира хозяйственных процессов сводится (преобразуется) в бухгалтерском учёте к единственному, абстрактному объекту - счёту синтетического учёта (балансовому счёту). Это составляет вертикальную составляющую учёта. Таким же образом всё многообразие хозяйственных операций (горизонтальная составляющая бухгалтерского учёта) преобразуется или, точнее, группируется в бухгалтерском учёте в сжатом виде как типовой набор хозяйственных операций - "типовой корреспонденции" счетов синтетического учёта.
Если внимательно посмотреть на любую систему бухгалтерского учёта, то она очень напоминает своеобразный айсберг, где на поверхности нам видна только его верхняя часть - синтетический учёт (то, что заранее было задано нами через систему классификации, т. е. то, что мы планировали и хотели видеть), а вся подводная часть - аналитический учёт - скрыта от глаз.
Оригинал. Журнал "Бухгалтер и компьютер" 2006 №3.
статья просто супер, очень познавательно, а что скажете по поводу онлайн сервиса «Моё дело», на этом ресурсе налоги и взносы уже рассчитаны (это происходит автоматически, на основании всех ваших данных о сотрудниках, доходах и расходах) и платежные документы полностью заполнены?
ОтветитьУдалить